Quelle est réellement l’importance de la communication au sein d’une entreprise ?

Dans le domaine de la communication et dans celui du management, on distingue deux styles de communication : la communication externe et la communication interne. La communication externe est celle qui est établie et envoyée à l’endroit des clients et de tous les partenaires externes de l’entreprise. Quant à la communication interne, il s’agit simplement de la communication à l’intérieur même de l’entreprise. Les deux communications sont tout aussi importantes l’une que l’autre.

Avoir une bonne communication a un impact sur le rendement des collaborateurs, mais aussi sur le degré de fidélité ressenti par les clients. Bref, une bonne communication participe grandement au succès de l’entreprise. Dans ce cas, comment faut-il s’y prendre pour mettre sur pied un réseau d’information qui aura pour effet d’influencer positivement les rendements des travailleurs ? Quels peuvent être les outils et méthodes à utiliser afin que la communication se fasse efficacement ? L’objectif de ce guide d’information est d’apporter une solution à toutes ces intérrogations.

La communication interne : un élément indispensable à la croissance

Avant de rentrer dans les détails, il est indispensable de se demander : « la communication interne, qu’est-ce que c’est ? » Pour répondre simplement à cette question (tout en tenant compte des définitions usuelles qui sont données dans ce domaine), il faut juste dire qu’il s’agit de l’ensemble de différentes actions et stratégies qui sont utilisées afin que l’entreprise puisse fonctionner de manière optimale et croître financièrement. Bien entendu, il ne faut éluder le fait selon lequel la communication reste un domaine complexe où il est indispensable de maitriser différents canaux lorsqu’on désire réaliser un projet.

Lorsque la communication est bien conçue et bien effectuée, vous n’aurez aucun mal à par exemple : trouver des fonds pour réaliser des projets annexes, augmenter la taille de votre portefeuille… D’ailleurs, peu importe l’objectif visé, des études sérieuses ont prouvé que sans une bonne stratégie en communication, il est difficile d’atteindre ces différents objectifs. Peu importe la taille de l’entreprise, elle est constituée par différents éléments. Et c’est en réussissant à coordonner l’action de ses différents composants qu’on atteindra les objectifs.

Et c’est là que la communication est importante puisqu’il faut des liens entre les différents services de l’entreprise (services commerciaux, administratifs, techniques) et qu’elle vient jouer le rôle de principal lien entre tous ces services. Il est primordial, dans le cadre d’un projet, que tous les départements soient au courant des différents avancements, car cela fait gagner un temps précieux. En plus, le fait d’arriver à gagner du temps permet d’optimiser le rendement de votre entreprise. Pour cela, il va falloir qu’il y ait un respect du planning de travail.

Les différentes communications internes

Généralement, trois modèles sont distingués : la communication descendante (encore appelée « communication vers le bas », la communication ascendante (encore appelée « communication vers le haut ») et la communication horizontale.

–         Qu’est-ce que la communication descendante ?

On l’appelle ainsi parce qu’elle émane des dirigeants de l’entreprise et qu’elle est établie à destination des employés. Elle ne fonctionne que dans ce sens uniquement. Elle est présente dans toutes les entreprises.

–         Le point sur la communication ascendante

La communication vers le haut (ou ascendante) est un peu plus rarissime. Néanmoins, elle existe bel et bien. Ici, elle va du bas vers le haut. C’est-à-dire que la communication vient des employés et vise à informer la direction des entreprises par rapport à des faits importants. Le but de la communication vers le haut est d’apporter un plus qui va permettre d’améliorer la productivité de l’entreprise. Elle peut aussi se faire d’une autre manière : à l’extérieur de l’entreprise (par exemple : service après-vente).

–         Qu’en est-il de la communication horizontale ?

Ce type de communication est le dernier à avoir vu le jour. Ici, on se trouve dans un schéma d’équité où les interlocuteurs se parlent d’égal à égal. On a donc par exemple des employés qui peuvent s’adresser à leurs dirigeants comme si ces derniers étaient leurs collèges. Dans la communication horizontale, la hiérarchie n’a plus sa raison d’être et le point positif dans tout ceci est que la circulation des informations se fait bien plus rapidement.

Quels sont les freins à une bonne communication en entreprise ?

Une bonne communication en entreprise est essentielle pour un bon déroulement des activités. Néanmoins, on n’est pas à l’abri de certains freins qui peuvent venir entraver cette communication.

On distingue quatre principaux freins à une bonne communication en entreprise : la mauvaise compréhension des messages, les jugements portés par les collaborateurs, le fait d’avoir peur de la hiérarchie et le filtrage (volontaire ou involontaire) des informations.

Dans les faits, les jugements portés par les collaborateurs se traduisent souvent par des excès d’ego. Sous prétexte de considérations ou d’avis personnels peuvent mettre à mal la communication interne. Cela aura pour conséquence de nuire au fonctionnement de l’entreprise. En ce qui concerne la mauvaise compréhension des messages, elle peut être liée aux termes utilisés. S’ils ne sont pas compris de vos collaborateurs alors le sens du message peut être déformé ou tronqué. Lorsque les employés ont peur de la hiérarchie, ils ont du mal à communiquer avec franchise et sincérité avec leurs dirigeants. Et cela affecte non seulement la qualité de la communication, mais aussi la productivité. Et enfin, le filtrage de l’information concerne les cas de déperdition des messages. Lorsqu’une information est donnée, à chaque fois qu’elle arrive à un niveau de l’entreprise, il peut y avoir des déperditions et cela n’est pas bénéfique pour l’entreprise.

Quelles sont alors les conditions nécessaires pour qu’il y ait une bonne communication en entreprise ?

Pour qu’on puisse parler de bonne communication en entreprise, la condition sine qua non est la bonne, voire excellente circulation de l’information entre différents individus. Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées.

–         L’analyse des besoins en termes d’échanges d’information

Il s’agit de la première étape. Il faudra relever les points à considérer pour que la construction d’un système adapté à votre entreprise se fasse. Et pour ça, il faut répondre à certaines questions :

–         Que faut-il échanger fréquemment ?

–         Ne s’agit-il que de données virtuelles ?

–         La logistique est-elle nécessaire ?

–         Quel est le degré d’importance des échanges d’informations ?

En répondant à ces différentes interrogations, il sera possible de mettre en place une réelle et bonne organisation.

–         La construction du meilleur SI

Le « SI » est encore appelé « système d’information ». La seconde étape va consister à définir quel va être le SI de votre structure. Pour cela, il peut être indispensable d’avoir un administrateur de réseaux. Ou alors on peut envisager l’intervention régulière d’une société « SI ». Le plus important pour votre entreprise c’est que la configuration choisie doit être l’affaire de chacun des acteurs de la chaîne collaborative.

–         L’indispensabilité de la formation des employés

De nos jours, un SI efficace se doit d’employer les moyens techniques en vogue : logiciels, programmes informatiques, etc. Il faut donc que les employés qui seront en charge de ces moyens techniques soient capables de s’en servir de façon adéquate. C’est dans cette optique qu’il va falloir envisager une formation de ces acteurs. Par ailleurs, la plateforme informatique aura besoin de subir des mises à jour fréquentes pour pouvoir fonctionner comme il faut. Grâce à cela, la communication sera un véritable outil clé pour la croissance de l’entreprise.

–         La neutralité objective

Parfois même une bonne circulation des messages peut ne pas suffire pour que les objectifs soient atteints. Il faut alors d’abord identifier les blocages qui se trouvent à la base des dysfonctionnements communicationnels, et y remédier. Ces blocages peuvent concerner :

  • Une motivation insuffisante de la part des employés
  • Un climat malsain au travail
  • L’insuffisance de données ou d’informations concernant les objectifs de l’entreprise.

Lorsque ces blocages interviennent, il peut être particulièrement intéressant de faire appel à des entités extérieures (par exemple pour effectuer un audit). Comme la communication joue un rôle primordial dans le cadre du développement de votre entreprise, il faut à tout prix que la circulation des informations soit excellente à tous les niveaux.

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